Rekisteriseloste
1. Rekisterinpitäjä
MindWell Horses/Leena Hakala (y-tunnus: 2621550-1)
Tahintie 14 B 23, 76100 Pieksämäki
leena.mindwell@gmail.com
p. 040 139 2583
2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö
Leena Hakala
p. 040 139 2583
leena.mindwell@gmail.com
3. Rekisterin nimi
MindWellin/Mindwell Horsesin asiakas- ja markkinointirekisteri
4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Asiakkaalla tarkoitetaan tässä rekisterissä MindWellin/MindWell Horsesin palveluita käyttävää henkilöä.
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on:
- Henkilön suostumus (dokumentoitu, vapaaehtoinen, yksilöity, tietoinen ja yksiselitteinen)
- Sopimus, jossa rekisteröity on osapuolena
-
Laki potilaan asemasta ja oikeuksista (PotL 785/1992), henkilötietolaki
(523/1999,10§), laki lastensuojelusta (683/1983) ja muutos (139/1990),
lastensuojeluasetus (1010/1983) ja laki terveydenhuollon
ammattihenkilöistä (599/1994, 2§ ja 5§)
Asiakasrekisterin
käyttötarkoituksena on asiakassuhteen hoitaminen (ajanvaraus,
suunnittelu, toteutus, seuranta ja laadunvalvonta) ja hallinnointi,
palveluiden laskuttaminen, tietojen käyttäminen ammatinharjoittajan
toiminnan tilastointi-, seuranta- ja markkinointitarkoituksiin sekä
asiakkaan ja rekisterinpitäjän oikeuksien ja velvollisuksien
toteuttaminen. Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai
profilointiin.
5. Rekisterin tietosisältö
Rekisteriin
tallennettavia tietoja ovat: henkilön nimi, yritys/organisaatio,
yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoite), www-sivustojen
osoitteet, verkkoyhteyden IP-osoite, tunnukset/profiilit sosiaalisen
median palveluissa, tiedot tilatuista palveluista ja niiden muutoksista,
laskutustiedot, muut asiakassuhteeseen ja tilattuihin palveluihin
liittyvät tiedot.
Asiakasrekisteri koostuu asiakirjoista ja/tai
teknisistä tallenteista. Rekisteriin merkitään asiakkaan hoidon
järjestämisen, suunnittelun, toteuttamisen ja seurannan turvaamiseksi
tarpeelliset tiedot (laki potilaan asemasta ja oikeuksista sekä STM:n
asetus potilasasiakirjojen laatimisesta ja säilyttämisestä (298/2009)).
- Perustiedot (nimi, sosiaaliturvatunnus ja yhteystiedot, tarvittaessa työnantaja)
-
Asiakaskertomustiedot (mm. käyntitiedot, suunnitelmat ja
toimenpidesuositukset, psykologin laatimat asiakirjat, esim.
lausunnot/yhteenvedot/lähetteet/selvitykset, yhteistyötahotiedot ja
asiakirjamerkinnät)
- Laskutustiedot (asiakkaan nimikirjaimet, käyntipäivä, käynnin/palvelun hinta
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Asiakasrekisterin
tiedot hankitaan asiakkaalta itseltään ja/tai omaisilta (asiakkaan
luvalla). Toiselta toimintayksiköltä/hoitotaholta, esim.
lastensuojelusta ja sairaalasta, voidaan hankkia tietoa
asiakkaan/huoltajan kirjallisella suostumuksella. Rekisteriin
tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta mm. sähköpostitse,
puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta, sopimuksista,
asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa
tietojaan.
7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Potilastiedot
ovat salassa pidettäviä (HetiL, PotL) ja ammatinharjoittajalla on
salassapito- ja vaitiolovelvollisuus. Rekisteristä ei tehdä
säännönmukaisia henkilötietojen luovutuksia. Potilastietoja voidaan
luovuttaa potilaan kirjallisella suostumuksella sekä laissa määritetyt
poikkeustilanteet huomioiden (laki potilaan asemasta ja oikeuksista 13
§). Potilaslain 9 § 2 mom. antaa alaikäiselle mahdollisuuden kieltää
tietojen antamisen tietyin edellytyksin. Asiakkaalla tarkastusoikeus
kaikkiin niihin tietoihin, joita hänestä on talletettu (Henkilötietolain
26 ja 28 pykälä sekä laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta
(621/1999) § 11 ja 12)). Tietoja ei luovuteta muille tahoille. Tietoja
voidaan julkaista siltä osin kuin niin on sovittu asiakkaan kanssa.
Tietoja ei siirretä rekisterinpitäjän toimesta EU:n tai ETA:n
ulkopuolelle.
8. Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisterin
tiedot ovat salassa pidettäviä (HetiL, PotL). Asiakkaan tietoja saa
käsitellä vain rekisteriselosteessa mainittu ammatinharjoittaja, jota
sitoo salassapito- ja vaitiolovelvollisuus.
Rekisterin
käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla
käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja
säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja
digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti.
Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä
palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden
kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti. Manuaalinen
rekisteri on huolella suojattu ja se säilytetään lukitussa kaapissa
(ns. "kahden lukon takana"). Sähköinen rekisteri on suojattu
käyttäjätunnuksen ja salasanan avulla. Ulkoista yhteyttä valvotaan
palomuurein.
9. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista
Jokaisella
rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin
tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon
korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä sekä muutoinkin
turvautua henkilötietolaissa turvattuihin oikeuksiinsa. Mikäli henkilö
haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua,
pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle.
Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan
henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n
tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa.
10. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Rekisterissä
olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen
poistamiseen rekisteristä ("oikeus tulla unohdetuksi"). Niin ikään
rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset
oikeudet, kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä
tilanteissa. Rekisteröidyllä on oikeus kieltää käsittelemästä häntä
itseään koskevia tietoja markkinointia varten. Kielto merkitään
rekisteriin. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle.
Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan
henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n
tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden
kuluessa).